Реализовав не один десяток проектов в сфере мотивации и оплаты труда, мы выделили несколько типовых проблем, которые часто возникают при разработке систем KPI и обнаружили, что их оптимальное решение кроется в автоматизации.

Регулярное измерение количественных показателей. Зачастую данные, необходимые для расчёта KPI, хранятся в различных учётных средствах - от корпоративной 1С до отдельных файлов, находящихся в ведении определённых сотрудников. Специализированный софт позволяет автоматически аккумулировать все эти данные, разносить их по работникам и рассчитывать степень выполнения каждого показателя, что существенно сокращает трудозатраты на администрирование системы оплаты.

Сбор субъективных оценок. Адекватное использование субъективных показателей для оценки деятельности сотрудников практически невозможно без автоматизации. Информационная система своевременно напомнит ответственным сотрудникам, что пора вводить оценки, сведёт полученные данные и на их основании рассчитает итоговое значение премии за период.

Оценка выполнения задач и поручений. Специальное ПО позволит не только контролировать выполнение сотрудником поставленных задач, но и высчитывать итоговую степень выполнения задач за период для расчёта премии.

Прозрачный механизм начисления премии. Сотрудники могут в любой момент просмотреть свои показатели, их плановые значения и свою текущую результативность, что незамедлительно приносит реальный мотивационный эффект.

Наши развёрнутые размышления на эту тему представлены в статье "Надо ли автоматизировать систему KPI". Вкратце же основные выводы таковы:

Особенности системы оплаты по KPI Можно обойтись без автоматизации KPI Автоматизация KPI нужна
Количество участников системы KPI Микро-бизнес (до 10-15 человек) или только ключевые руководители компании Включение в систему всех или большинства сотрудников в компании свыше 15-20 человек
Периодичность премирования Только один раз в год Ежемесячно или раз в квартал
Тип используемых показателей Только объективно измеримые (обычно запаздывающие) KPI Сочетание объективных KPI с субъективными оценками и степенью выполнения задач
Количество показателей для исполнителей в основном процессе Минимальное (1-2 показателя) – как правило, не обеспечивают взвешенной оценки Достаточное для комплексной оценки функции (3-5 показателей)
Включенные в оценку должности Только топ-менеджеры + возможно, руководители и исполнители в основном процессе (продажи, производство, сервис) Все сотрудники компании, включая руководителей и исполнителей во вспомогательных подразделениях